KI-Automatisierung für Handwerk und MittelstandDie KI bereitet vor. Sie geben frei.

Angebote schreiben, Belege sortieren: Das läuft jeden Tag gleich und kostet trotzdem Stunden. Wir bauen Assistenten, die diese Büroarbeit vorbereiten. Was rausgeht, entscheiden weiter Sie.

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Blätter fliegen in einem Strom von einem Stapel in einen Laptop, Sergej Schulz schaut mit einer Tasse in der Hand zu. — **Sergej Schulz**Geschäftsführer

Kostenlosdas Erstgespräch, 30 Minuten. Den Preis kennen Sie vor dem Start

Ein Ablaufzum Anfang, kein großes Monatsbudget

Sergej Schulzsagt Ihnen ehrlich, ob sich KI bei Ihnen lohnt

Ihre FreigabeNichts geht ungeprüft raus

Was der Assistent macht und was bei Ihnen bleibt

So teilt sich die Arbeit bei den Abläufen, die wir bauen. Die rechte Spalte nimmt Ihnen niemand ab, und das ist gewollt.

Ablauf	Das macht der Assistent	Das bleibt bei Ihnen
Angebote aus Notizen	Sie schreiben im Chat, was angeboten werden soll. Er legt den Beleg in Lexware an und bereitet die E-Mail mit PDF vor.	Prüfen und senden
Täglicher Abgleich	Er vergleicht jeden Tag Termine, Kartenzahlungen und Rechnungen. Was erledigt, aber nicht abgerechnet ist, fällt sofort auf.	Entscheiden, was in Rechnung geht
Belege aus dem Postfach	Er sammelt Eingangsrechnungen aus den Postfächern und bereitet die Buchung vor.	Korrigieren. Aus jeder Korrektur lernt das System dazu
Nachfassen	Bleibt eine Antwort aus, entsteht ein Entwurf.	Freigeben. Vorher geht nichts raus
Übersichten	Offene Posten und Kennzahlen kommen regelmäßig von selbst, ohne dass jemand Listen zusammenträgt.	Entscheiden, was daraus folgt
Verbindungen	Kalender, Buchhaltung, CRM und E-Mail tauschen Daten aus, damit nichts doppelt eingetippt wird.	Festlegen, was verbunden wird

Ihre Daten, Ihre Kontrolle

Viele Betriebe finden KI ungreifbar. Das verstehen wir. Deshalb gelten bei uns feste Regeln.

Ein Mensch gibt frei. Angebote, Mails und Buchungen gehen nicht ungeprüft raus.
Daten zuerst. Vor dem ersten Schritt klären wir, welche Daten wohin dürfen und wer Zugriff hat.
Kundendaten gehören nicht ungeprüft in ein frei zugängliches KI-Konto. Wir klären vorher, wo die Daten verarbeitet werden und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt.
Klein anfangen. Erst ein Ablauf mit echten Vorgängen. Läuft er, kommt der nächste.

Was dabei rechtlich gilt, erklärt der Ratgeber KI im Handwerk.

Wann eine Regel reicht und wann es KI braucht

Prozessautomatisierung nimmt Handgriffe ab, die immer gleich laufen. KI hilft dort, wo eine feste Regel nicht reicht: Aus einer Notiz wird ein Angebot, aus einer Mail eine Aufgabe, aus einem Beleg ein Buchungsvorschlag.

Nicht jeder Ablauf braucht KI. Oft reicht eine klare Regel zwischen zwei Programmen, also eine einfache Workflow-Automatisierung. Die ist günstiger und zuverlässiger. Wir nehmen das Einfachste, das funktioniert.

Ein Ablauf eignet sich, wenn er oft vorkommt, immer ähnlich läuft und spürbar Zeit kostet. Was er im Jahr kostet, zeigt der Rechner auf der Seite zur Prozessoptimierung. Weniger geeignet sind Vorgänge, die selten vorkommen oder bei denen jede Entscheidung Fachwissen braucht. Dort kann KI vorbereiten, die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Voraussetzung: Schnittstellen

Automatisieren lässt sich nur, was erreichbar ist. Bei Lexware braucht es zum Beispiel einen Tarif mit Schnittstelle. Das prüfen wir im ersten Gespräch, damit es später keine Überraschung gibt.

So fangen wir an

Wir hören zu
30 Minuten Gespräch, gern bei Ihnen vor Ort. Sie erzählen, wo Zeit verloren geht.
Wir prüfen, was geht
Welche Programme sind da, welche Daten gibt es, welche Regeln gelten? Danach sagen wir ehrlich, ob sich KI lohnt.
Wir bauen einen Ablauf
Mit echten Vorgängen und Ihrer Freigabe.
Wir bleiben dran
Läuft es, kommt der nächste Ablauf. Sie sprechen die ganze Zeit mit denen, die es umsetzen.

Wer berät und wer baut

Wer einen KI-Berater oder eine KI-Agentur für den Mittelstand sucht, bekommt bei uns beides: KI-Beratung von den Leuten, die danach auch bauen. Passt eher eine breite Beratung zu Struktur, Finanzen oder Nachfolge, ist die QANNA Beratung der richtige Start.

Sergej Schulz

Geschäftsführer

Er hört sich Ihren Ablauf an und sagt Ihnen, ob sich KI dafür lohnt. 0521 12014957

Häufige Fragen zur KI-Automatisierung

Was ist der Unterschied zwischen KI-Beratung und KI-Automatisierung?

Eine KI-Beratung zeigt, was möglich ist. KI-Automatisierung ist die Umsetzung: Am Ende läuft ein Ablauf im Betrieb. Bei uns gehört beides zusammen, die Beratung ist der erste Schritt der Umsetzung.

Wo liegen meine Daten, wenn KI im Spiel ist?

Das hängt vom Dienst und vom Vertrag ab. Deshalb klären wir vor dem ersten Schritt, welche Daten wohin dürfen, wer Zugriff hat und an welcher Stelle ein Mensch freigibt.

Verschickt die KI selbst Angebote oder Rechnungen?

Nein. Der Assistent bereitet vor, Sie prüfen und senden. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

Funktioniert das mit Lexware?

Ja, wenn der Lexware-Tarif eine Schnittstelle enthält. Das prüfen wir als Erstes, denn ohne Schnittstelle lässt sich nichts automatisch anlegen.

Brauche ich dafür eine eigene IT?

Nein. Der Assistent arbeitet mit den Programmen, die Sie schon haben. Ersetzt wird nur, was wirklich bremst.

Was kostet KI-Automatisierung?

Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach sagen wir Ihnen, was für Ihren Ablauf sinnvoll ist und was es kostet. Wir fangen mit einem einzigen Ablauf an statt mit einem großen Monatsbudget.

Noch unsicher, ob sich KI bei Ihnen lohnt? Das sagen wir Ihnen ehrlich.

Ablauf durchsprechen Lieber schreiben: KI-Briefing